Cara PKS Malaysia menggunakan AI dalam kewangan dan pentadbiran

Kebanyakan pemilik perniagaan kecil di Malaysia tidak memerlukan AI untuk menulis strategi. Mereka perlukan bantuan dengan empat puluh resit dalam laci, sebut harga yang diminta pelanggan semalam, dan tiga pelanggan yang masih belum bayar. Di situlah kecerdasan buatan (AI) berguna hari ini: ia membaca, menyusun dan mendraf supaya anda boleh menggunakan masa untuk menyemak dan membuat keputusan.

Apa yang sebenarnya boleh dibuat oleh AI untuk kewangan dan pentadbiran PKS Malaysia?

AI bagus dalam menukar input yang bersepah (gambar, PDF, rantaian e-mel yang panjang) kepada teks berstruktur, dan dalam mendraf tulisan rutin. Ia tidak boleh diharap untuk membuat pertimbangan atau kiraan yang tidak dapat disemak dengan sumber.

Contoh: Sebuah kafe di Pulau Pinang menerima kira-kira 60 resit pembekal sebulan. Menaip setiap satu mengambil kira-kira empat minit, atau empat jam sebulan. Jika AI membaca resit itu dan pemilik menghabiskan satu minit menyemak setiap satu, masa itu turun kepada kira-kira satu jam. Masa yang dijimatkan memang nyata, tetapi satu jam menyemak itu bukan pilihan.

Tugas mana yang patut kekal dikendalikan manusia dalam perniagaan Malaysia?

Pastikan manusia bertanggungjawab atas apa-apa yang menggerakkan wang, mengikat perniagaan, atau dihantar kepada LHDN, SSM atau Kastam. AI boleh menyediakan kerja; ia tidak sepatutnya menjadi pihak yang meluluskannya.

Secara praktikal, ini bermakna manusia patut:

• meluluskan setiap bayaran dan bayaran balik;
• menentukan layanan cukai sesuatu transaksi, seperti sama ada perbelanjaan boleh ditolak atau sama ada SST terpakai;
• mengesahkan angka dalam penyata cukai dan penyata kewangan anda, kerana di bawah taksiran sendiri, syarikat, bukan perisiannya, bertanggungjawab mengira cukainya;
• mengendalikan pertikaian dan keputusan kredit; dan
• menyemak apa-apa yang ditulis AI sebelum dihantar kepada pelanggan, pembekal atau agensi kerajaan.

AI boleh kedengaran yakin tetapi masih salah, contohnya tersalah baca "1" sebagai "7" pada resit yang pudar atau mereka-reka nombor invois yang nampak munasabah. Layan hasilnya seperti kerja pekerja junior baharu: berguna, tetapi perlu disemak.

Bagaimana PDPA terpakai apabila PKS Malaysia menggunakan AI?

Jika perniagaan anda memproses data peribadi dalam transaksi komersial, Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) terpakai sama ada pemprosesan itu dibuat oleh manusia atau alat AI. Menampal butiran pelanggan ke dalam alat AI ialah pemprosesan data itu, jadi prinsip PDPA, termasuk notis, keselamatan dan penyimpanan, masih terpakai.

Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024 mengubah beberapa perkara yang penting di sini. Menurut perintah permulaan kuat kuasa oleh Menteri, peruntukannya berkuat kuasa secara berperingkat pada 1 Januari, 1 April dan 1 Jun 2025:

• Pemproses data kini mempunyai kewajipan keselamatan secara langsung (mulai 1 April 2025). Penyedia AI atau perisian yang memproses data peribadi bagi pihak anda mesti mematuhi Prinsip Keselamatan, tetapi anda kekal bertanggungjawab sebagai pengawal data.
• Penalti lebih tinggi (mulai 1 April 2025). Melanggar prinsip perlindungan data boleh membawa denda sehingga RM1 juta, penjara sehingga tiga tahun, atau kedua-duanya.
• Pemindahan rentas sempadan (mulai 1 April 2025). Banyak alat AI memproses data di luar Malaysia. Anda boleh memindahkan data peribadi ke luar negara jika destinasi itu mempunyai undang-undang yang pada dasarnya serupa dengan PDPA atau memastikan perlindungan yang mencukupi, atau jika terdapat pengecualian seperti persetujuan individu tersebut. Garis panduan pemindahan rentas sempadan oleh Pesuruhjaya menerangkan cara menilainya.
• Pemberitahuan pelanggaran data (mulai 1 Jun 2025). Jika anda mempunyai sebab untuk mempercayai pelanggaran data peribadi telah berlaku, anda mesti memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi. Garis panduan Pesuruhjaya menetapkan tempoh tidak lewat daripada 72 jam, dan individu yang terjejas juga mesti dimaklumkan jika pelanggaran itu mungkin menyebabkan kemudaratan yang ketara kepada mereka.
• Pegawai perlindungan data (mulai 1 Jun 2025). Menurut Soalan Lazim Pesuruhjaya, pelantikan diperlukan jika anda memproses data peribadi lebih daripada 20,000 orang, data peribadi sensitif (termasuk maklumat kewangan) lebih daripada 10,000 orang, atau menjalankan pemantauan secara tetap dan sistematik.

Kebanyakan perniagaan mikro tidak akan mencapai ambang pegawai itu, tetapi peraturan keselamatan dan pelanggaran meliputi semua. Satu tabiat mudah membantu: jangan tampal nombor kad pengenalan, butiran akaun bank atau data gaji ke dalam alat sembang AI umum, dan utamakan alat yang menyatakan di mana data disimpan dan sama ada input anda digunakan untuk melatih model mereka.

Bagaimana memilih alat AI untuk perniagaan saya di Malaysia?

Mulakan dengan satu tugas yang paling menyusahkan, kemudian pilih alat paling ringkas yang melakukannya dalam sistem yang anda sudah gunakan. AI yang terbina dalam perisian perakaunan atau invois anda selalunya lebih selamat daripada alat sembang berasingan, kerana data kekal di satu tempat dan setiap perubahan direkodkan.

Sebelum mendaftar, tanya:

1. Di mana data saya disimpan, dan adakah ia digunakan untuk melatih model? Anda memerlukan jawapan bertulis yang jelas untuk penilaian PDPA anda.
2. Adakah ia menunjukkan cara kerjanya? Padanan bank yang dicadangkan patut menunjukkan invois yang dipadankan dan sejauh mana ia yakin, bukan sekadar tanda betul.
3. Bolehkah saya membatalkannya? Setiap tindakan AI patut boleh disemak dan diterbalikkan, dengan rekod siapa yang meluluskannya.
4. Adakah ia mengendalikan butiran Malaysia? SST, medan e-Invois LHDN, TIN, nombor pendaftaran SSM dan rujukan DuitNow atau FPX.
5. Bolehkah saya mengeksport rekod saya? Anda mesti menyimpan rekod perakaunan selama tujuh tahun, jadi jangan kuncinya dalam alat yang mungkin anda berhenti langgan. Lihat simpan rekod di Malaysia.

Contohnya, HumbleBear mempunyai AI Assist yang mendraf dan mengejar, seperti mencipta kenalan daripada kad perniagaan yang dimuat naik, dan import penyata banknya mencadangkan padanan dengan skor keyakinan untuk anda sahkan. Apa pun yang anda gunakan, langkah menyemak patut kekal pada anda.

Bagaimana rupa pelan permulaan AI 30 hari untuk PKS Malaysia?

Jalankan satu percubaan kecil selama sebulan, ukur hasilnya termasuk masa menyemak, dan hanya selepas itu kembangkan.

1. Minggu 1: pilih dan ukur. Pilih satu tugas, seperti memasukkan resit pembekal atau mengejar invois tertunggak. Catat berapa lama ia mengambil masa sekarang dan kadar kesilapannya.
2. Minggu 2: tetapkan peraturan. Tulis apa yang boleh dan tidak boleh dimasukkan ke dalam alat (tiada nombor IC, tiada butiran akaun bank), siapa yang menyemak hasilnya, dan di mana dokumen asal disimpan.
3. Minggu 3: jalankan secara selari. Biarkan AI melakukan tugas itu sementara manusia menyemak setiap hasil. Catat setiap kesilapan dan puncanya.
4. Minggu 4: buat keputusan. Bandingkan masa yang digunakan, termasuk menyemak, dengan minggu 1. Teruskan, ubah suai, atau hentikan.

Contoh: Sebuah bengkel di Shah Alam menghabiskan enam jam sebulan mengejar 25 invois tertunggak melalui telefon dan WhatsApp. Dengan AI mendraf peringatan dan pemilik menyemaknya, ia hanya mengambil dua jam. Pada kos pekerja RM30 sejam, itu penjimatan RM120 sebulan; sama ada alat itu berbaloi bergantung pada harganya. Panduan kami tentang pulangan pelaburan menunjukkan cara mengiranya, dan kutipan akaun belum terima menerangkan proses mengejar bayaran itu sendiri.

Soalan lazim

Selamatkah memuat naik invois dan resit ke alat AI di Malaysia?

Boleh selamat, jika alat itu melindungi data dengan betul dan anda tahu di mana ia diproses. Invois selalunya mengandungi data peribadi seperti nama, nombor telefon dan alamat, jadi PDPA terpakai. Pilih alat yang menyatakan lokasi storan dan keselamatannya, dan elakkan memuat naik butiran kad pengenalan atau akaun bank ke alat sembang umum.

Bolehkah AI memfailkan cukai atau menghantar e-invois ke LHDN dengan sendirinya?

Ia tidak sepatutnya. Perisian boleh menghantar e-invois ke MyInvois, tetapi manusia patut mengesahkan butirannya dahulu. Di bawah taksiran sendiri, perniagaan bertanggungjawab atas pengiraan cukai dan penyata cukainya, jadi manusia atau ejen cukai anda mesti menyemak dan meluluskannya.

Adakah saya memerlukan pegawai perlindungan data jika perniagaan kecil saya menggunakan AI?

Bukan semata-mata kerana anda menggunakan AI. Soalan Lazim Pesuruhjaya menyatakan pegawai diperlukan jika anda memproses data peribadi lebih daripada 20,000 orang, data peribadi sensitif lebih daripada 10,000 orang, atau menjalankan pemantauan secara tetap dan sistematik. Semak ambang di pdp.gov.my berbanding rekod pelanggan dan pekerja anda sendiri.

Adakah AI akan menggantikan penyimpan buku atau akauntan saya?

Tidak mungkin bagi kebanyakan PKS Malaysia. AI mengambil alih kerja menaip dan draf pertama, tetapi seseorang masih perlu menyemak entri, membuat pertimbangan cukai dan menyediakan akaun akhir tahun. Lihat apa yang boleh dan tidak boleh dibuat oleh pembukuan AI.

Apakah cara paling murah untuk mula menggunakan AI dalam perniagaan saya?

Gunakan ciri AI yang sudah ada dalam perisian yang anda bayar, untuk satu tugas, selama sebulan. Ukur masa yang dijimatkan termasuk masa menyemak sebelum menambah apa-apa yang baharu. Untuk gambaran yang lebih luas, lihat cara mendigitalkan PKS Malaysia.

Sumber

• Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709), Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi
• Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024 (Akta A1727)
• P.U. (B) 522/2024: Penetapan tarikh permulaan kuat kuasa Akta A1727
• Garis Panduan Perlindungan Data Peribadi mengenai Pemberitahuan Pelanggaran Data
• Garis Panduan Perlindungan Data Peribadi mengenai Pemindahan Data Peribadi Rentas Sempadan
• Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi: Soalan Lazim (ambang pegawai perlindungan data)
• LHDN: Tanggungjawab pembayar cukai syarikat di bawah taksiran sendiri