Berapa lama perniagaan di Malaysia perlu menyimpan rekod perakaunan?

Sekotak resit pudar di dalam stor bukan sistem rekod, begitu juga telefon yang penuh dengan gambar tanpa nama. Namun apabila LHDN (Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia) membuka audit cukai, atau pembeli meminta usaha wajar (due diligence), yang penting ialah sama ada anda boleh mengemukakan dokumen yang betul dengan cepat. Panduan ini menerangkan berapa lama perniagaan di Malaysia mesti menyimpan rekod, apa yang dikira sebagai rekod, dan cara menyimpannya dengan teratur.

Berapa lama saya perlu menyimpan rekod perniagaan di Malaysia?

Tujuh tahun. Tiga undang-undang berasingan menetapkan tempoh tujuh tahun yang sama, walaupun setiap satu mengiranya dari titik permulaan yang sedikit berbeza.

Dalam praktiknya, peraturan paling mudah ialah menyimpan semua rekod bagi sesuatu tahun kewangan sehingga sekurang-kurangnya tujuh tahun penuh selepas tahun kewangan itu berakhir, dan lebih lama bagi rekod yang menyokong aset yang masih anda miliki atau pertikaian yang masih belum selesai.

Contoh: Sebuah syarikat perdagangan di Lembah Klang dengan akhir tahun kewangan pada Disember patut menyimpan invois, bil, penyata bank dan lejar tahun 2025 sehingga sekurang-kurangnya akhir 2032.

Apakah rekod yang LHDN wajibkan perniagaan simpan?

LHDN mengharapkan rekod yang membolehkannya mengira pendapatan anda dengan mudah. Di bawah seksyen 82 Akta Cukai Pendapatan, rekod ini termasuk:

• buku akaun yang merekodkan penerimaan dan pembayaran, atau pendapatan dan perbelanjaan;
• invois, baucar, resit dan dokumen lain yang diperlukan untuk mengesahkan catatan dalam buku tersebut; dan
• apa-apa rekod lain yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah.

Dalam bahasa harian, ini bermaksud:

• invois jualan, nota kredit dan nota debit, termasuk e-Invois yang telah disahkan daripada MyInvois;
• bil dan resit pembekal;
• penyata bank dan rekod pembayaran;
• rekod gaji, KWSP, PERKESO dan PCB;
• kontrak, perjanjian sewa dan perjanjian pinjaman;
• lejar am, imbangan duga dan penyata kewangan anda; dan
• pengiraan cukai dan kiraan di sebalik borang nyata anda.

Apakah tambahan Akta Syarikat 2016 untuk syarikat Sdn Bhd?

Seksyen 245 Akta Syarikat 2016 mewajibkan syarikat, serta pengarah dan pengurusnya, menyimpan rekod perakaunan yang menerangkan transaksi dan kedudukan kewangan syarikat dengan cukup jelas supaya penyata kewangan yang benar dan saksama dapat disediakan dan diaudit.

Tiga perkara yang patut diketahui:

1. Catatan dalam tempoh 60 hari. Catatan yang sewajarnya mesti dibuat dalam rekod dalam tempoh 60 hari selepas setiap transaksi. Membuat pembukuan setahun sekali tidak memenuhi syarat ini.
2. Tujuh tahun. Rekod mesti disimpan selama tujuh tahun selepas transaksi yang berkaitan selesai.
3. Lokasi. Rekod disimpan di pejabat berdaftar atau di tempat lain yang ditentukan oleh pengarah, dan mesti terbuka untuk diperiksa oleh pengarah.

Hukumannya berat. Syarikat dan setiap pegawai yang melanggar seksyen 245 melakukan kesalahan, dengan denda sehingga RM500,000, penjara sehingga tiga tahun, atau kedua-duanya.

Apakah peraturan penyimpanan rekod SST?

Jika perniagaan anda berdaftar untuk cukai jualan atau cukai perkhidmatan dengan Jabatan Kastam Diraja Malaysia (JKDM, atau Kastam), anda mesti menyimpan rekod berkaitan SST selama tujuh tahun. Rekod mesti disimpan di Malaysia, kecuali dibenarkan sebaliknya oleh Ketua Pengarah, dan dalam Bahasa Malaysia atau bahasa Inggeris.

JKDM menyenaraikan denda sehingga RM50,000, penjara sehingga tiga tahun, atau kedua-duanya, kerana gagal menyimpan rekod. Lihat panduan SST di Malaysia kami untuk peraturan pendaftaran.

Bolehkah saya menyimpan rekod secara digital dan bukan di atas kertas?

Boleh. LHDN dan JKDM kedua-duanya menerima rekod yang disimpan secara elektronik, dengan syarat ia disimpan dalam bentuk yang boleh dibaca secara elektronik serta boleh diakses dengan mudah dan ditukar kepada bentuk bertulis (dicetak). Dalam praktiknya, ini bermaksud:

• imbasan dan gambar mesti jelas, lengkap dan mudah dicari;
• nama fail atau tag patut membolehkan anda mencari dokumen mengikut tarikh, pembekal atau nombor invois;
• anda perlukan salinan sandaran, jadi satu komputer riba atau telefon sahaja tidak memadai; dan
• anda mesti masih boleh membuka fail itu tujuh tahun dari sekarang, jadi elakkan format yang terikat pada alat yang mungkin anda berhenti langgan tanpa pilihan eksport.

Satu perkara penting: jika sesuatu rekod asalnya di atas kertas dan kemudian anda mengimbas atau mengambil gambarnya, Akta Cukai Pendapatan (seksyen 82(7)) serta Akta Cukai Jualan dan Akta Cukai Perkhidmatan (seksyen 24(4)) mewajibkan anda menyimpan dokumen kertas asal juga. Bagi rekod sebegini, imbasan sahaja tidak memadai.

Rekod berkaitan perniagaan di Malaysia mesti disimpan di Malaysia. Jika anda menggunakan storan awan atau perisian yang dihoskan di tempat lain, pastikan anda boleh mengemukakan rekod dengan segera di Malaysia apabila diminta, dan semak kedudukannya dengan ejen cukai anda.

Contoh: Seorang pemilik kafe di Pulau Pinang mengambil gambar setiap resit pembekal pada hari ia diterima, melampirkannya pada bil yang sepadan dalam perisian perakaunannya, dan memfailkan resit kertas mengikut bulan. Pada akhir tahun, ejen cukainya dapat melihat setiap perbelanjaan bersama buktinya, dan jika LHDN bertanya tentang pembelian tiga tahun lalu, dia boleh menemuinya dalam beberapa saat.

Adakah saya perlu menghantar rekod saya kepada LHDN sekarang?

Tidak semuanya, tetapi syarikat kini menghantar lebih daripada borang nyata cukai. Mulai TT 2025, syarikat dan PLT mesti mengemukakan penyata kewangan (beraudit atau tidak beraudit) dan pengiraan cukai pendapatan kepada LHDN melalui Sistem Pelaporan Cukai Pendapatan Malaysia (MITRS) di MyTax, di bawah seksyen 82B Akta Cukai Pendapatan. Dokumen ini perlu dihantar dalam tempoh 30 hari selepas tarikh akhir borang nyata.

Rekod lain kekal bersama anda, sedia untuk dikemukakan jika LHDN, SSM atau Kastam memintanya. Audit cukai LHDN melihat semula tahun-tahun lepas, jadi rekod yang tidak lengkap menjadikan audit lebih lambat dan lebih mahal, dan boleh menyebabkan anda tidak dapat menyokong potongan yang sebenarnya layak anda tuntut.

Bagaimana perniagaan kecil boleh memudahkan penyimpanan rekod?

1. Rekod transaksi semasa ia berlaku, bukan pada akhir tahun. Ia lebih mudah, dan Akta Cukai Pendapatan serta Akta Syarikat kedua-duanya menghendaki catatan dibuat dalam tempoh 60 hari.
2. Lampirkan dokumen pada catatan. Bil yang dilampirkan bersama resitnya dalam sistem perakaunan anda jauh lebih mudah dipertahankan berbanding satu baris lejar dengan kertasnya entah di mana.
3. Buat penyesuaian bank setiap bulan. Penyesuaian bank dapat mengesan dokumen yang hilang semasa anda masih boleh meminta salinan daripada pembekal.
4. Gunakan buku catatan bergu yang betul. Pembukuan catatan bergu memberi anda lejar, imbangan duga dan jejak audit yang sepadan dengan dokumen anda. Perisian seperti HumbleBear membuat catatan bergu daripada invois dan bil anda, jadi buku dan dokumen kekal berpaut.
5. Tetapkan peraturan pelupusan. Setahun sekali, semak rekod yang berusia lebih daripada tujuh tahun selepas akhir tahun kewangan, dan simpan apa-apa yang masih relevan, seperti pembelian aset, kontrak jangka panjang dan pertikaian yang belum selesai.

Soalan lazim

Adakah pemilik tunggal juga perlu menyimpan rekod selama tujuh tahun?

Ya. Peraturan tujuh tahun dalam seksyen 82 Akta Cukai Pendapatan terpakai kepada sesiapa sahaja yang menjalankan perniagaan, bukan hanya syarikat. Jika pemilik tunggal itu berdaftar SST, peraturan tujuh tahun SST juga terpakai.

Adakah gambar resit diterima oleh LHDN?

Rekod elektronik diterima jika ia boleh dibaca, mudah diakses dan boleh ditukar kepada bentuk bertulis. Imbasan atau gambar yang jelas dan lengkap yang boleh anda cari dan cetak dengan cepat memudahkan penggunaan rekod itu, tetapi jika resit itu dikeluarkan di atas kertas, undang-undang juga menghendaki anda menyimpan resit kertas asal. Gambar yang kabur, atau yang tidak dapat anda temui, tidak membantu anda dalam audit.

Bolehkah saya membuang rekod selepas tujuh tahun?

Secara amnya boleh, setelah tujuh tahun berlalu di bawah setiap undang-undang yang terpakai kepada anda. Simpan rekod lebih lama jika ia menyokong aset yang masih anda miliki, kontrak jangka panjang, atau apa-apa perkara yang masih dipertikaikan atau dalam semakan.

Adakah saya perlu menyimpan e-Invois yang telah disahkan?

Ya. e-Invois yang telah disahkan, serta nota kredit dan nota debit yang berkaitan dengannya, ialah sebahagian daripada rekod jualan dan pembelian anda. Simpan selama tujuh tahun bersama buku akaun anda yang lain, berserta salinan visual yang anda hantar kepada pelanggan.

Bolehkah rekod saya dalam bahasa Cina?

Bagi SST, rekod mesti dalam Bahasa Malaysia atau bahasa Inggeris. Bagi cukai pendapatan, ketetapan umum LHDN tentang penyimpanan rekod yang mencukupi menyatakan rekod patut ditulis dalam Bahasa Malaysia atau bahasa Inggeris; jika anda menyimpannya dalam bahasa lain, seperti bahasa Cina, anda mesti memberikan terjemahan bertulis atas kos sendiri apabila diminta oleh LHDN. Menyimpan buku akaun dalam Bahasa Malaysia atau bahasa Inggeris ialah pilihan yang lebih mudah.

Sumber

• LHDN: Akta Cukai Pendapatan 1967, seksyen 82, kewajipan menyimpan rekod dan memberi resit
• SSM: Akta Syarikat 2016 (Akta 777), seksyen 245
• JKDM MySST: Akta Cukai Jualan 2018 dan Akta Cukai Perkhidmatan 2018 (seksyen 24, kewajipan menyimpan rekod)
• JKDM MySST: Panduan Umum Cukai Jualan dan Cukai Perkhidmatan
• JKDM MySST: Penalti
• LHDN: Pemfailan dokumen di bawah seksyen 82B melalui MITRS