Akaun belum terima di Malaysia: cara PKS dibayar lebih cepat

Anda sudah siapkan kerja, hantar invois, dan sekarang anda menunggu. Tiga puluh hari menjadi enam puluh, pelanggan kata "minggu depan, boss", sedangkan anda masih perlu bayar pembekal, sewa dan gaji. Bagi banyak PKS Malaysia, pelanggan yang lambat bayar adalah masalah aliran tunai yang lebih besar daripada jualan yang rendah. Akaun belum terima anda, iaitu wang yang pelanggan berhutang kepada anda, ialah tunai yang sudah anda peroleh tetapi belum boleh dibelanjakan.

Panduan ini menerangkan rutin kutipan yang berkesan untuk perniagaan kecil di Malaysia, dari peringkat sebut harga hingga apa yang perlu dibuat apabila pelanggan langsung tidak mahu bayar.

Apakah itu akaun belum terima?

Akaun belum terima ialah jumlah yang pelanggan berhutang kepada anda bagi barangan atau perkhidmatan yang sudah dihantar dan diinvois. Ia muncul dalam kunci kira-kira anda sebagai penghutang perdagangan, iaitu aset, tetapi hanya membantu aliran tunai selepas dikutip.

Semakin lama sesuatu invois tidak dibayar, semakin kecil kemungkinan ia dibayar sepenuhnya. Cara cepat untuk mengukur prestasi anda ialah hari penghutang: penghutang perdagangan ÷ hasil tahunan × 365. Jika anda menginvois RM600,000 setahun dan pelanggan berhutang RM80,000 kepada anda, hari penghutang anda kira-kira 49, bermakna pelanggan mengambil purata sekitar tujuh minggu untuk membayar. Panduan kami tentang membaca penyata kewangan menunjukkan di mana angka ini boleh ditemui.

Mengapa pelanggan di Malaysia lambat bayar?

Kebanyakan bayaran lewat berpunca daripada terma yang tidak jelas, invois yang sukar diproses, atau tiada sesiapa yang membuat susulan. Keengganan membayar dengan sengaja sebenarnya kurang biasa daripada yang disangka.

Punca biasa:

• Terma bayaran tidak pernah dipersetujui secara bertulis, jadi pelanggan menggunakan tempoh 60 atau 90 hari mereka sendiri.
• Invois tiada nombor PO, nama syarikat atau nombor pendaftaran yang betul, atau butiran bank, jadi pasukan akaun pelanggan mengetepikannya.
• Invois dihantar kepada orang yang membuat pesanan, bukan orang yang membuat bayaran.
• Tiada sesiapa membuat susulan sehingga invois sudah berbulan-bulan lamanya.
• Pelanggan sendiri menghadapi masalah aliran tunai.

Kebanyakan perkara ini boleh diperbaiki di pihak anda.

Bagaimana menetapkan terma bayaran supaya pelanggan bayar tepat pada masanya?

Persetujui terma bayaran sebelum anda memulakan kerja dan ulanginya pada setiap dokumen. Pelanggan jarang mempertikaikan terma yang sudah mereka terima pada peringkat sebut harga.

• Letakkan terma dalam sebut harga. Nyatakan deposit, tempoh kredit (contohnya 30 hari dari tarikh invois) dan apa yang berlaku jika bayaran lewat. Jika anda berniat mengenakan faedah bayaran lewat, ia perlu ada dalam terma yang dipersetujui; dapatkan nasihat tentang susunan katanya.
• Ambil deposit untuk kerja yang lebih besar atau tempahan khas. Deposit sebahagian daripada nilai kerja di awal mengurangkan risiko anda dan menunjukkan pelanggan serius.
• Semak pelanggan baharu. Bagi pelanggan korporat baharu yang menawarkan pesanan besar, sahkan syarikat itu wujud dalam rekod SSM dan mulakan dengan had kredit yang lebih kecil sehingga mereka mempunyai sejarah bayaran.
• Tukar sebut harga kepada invois. Apabila invois membawa terma dan angka yang sama seperti yang sudah diterima pelanggan, kurang perkara untuk dipertikaikan.

Bagaimana menjadikan invois saya lebih mudah dibayar?

Hantar invois sebaik sahaja kerja diserahkan, dan pastikan pembayaran hanya mengambil beberapa saat. Setiap hari anda menangguhkan invois ialah satu hari tambahan untuk menunggu.

Invois Malaysia yang jelas mengandungi nama sah dan nombor pendaftaran pelanggan yang betul, nombor PO atau rujukan mereka, nombor dan tarikh invois, tarikh akhir bayaran (bukan sekadar "30 hari"), keterangan yang sepadan dengan sebut harga, dan butiran bank anda. Jika perniagaan anda termasuk dalam pelaksanaan e-invois LHDN, invois itu juga perlu memenuhi keperluan tersebut; lihat panduan e-Invois LHDN kami.

Kemudian, mudahkan pembayaran:

• DuitNow QR. Standard QR kebangsaan Malaysia yang dikendalikan oleh PayNet membolehkan pelanggan membayar daripada mana-mana aplikasi bank atau e-dompet yang menyertainya dengan mengimbas satu kod. Mencetaknya pada invois membantu pelanggan kecil dan pelanggan walk-in membayar di tempat.
• FPX. Gerbang pembayaran perbankan dalam talian PayNet membolehkan pelanggan membayar terus dari akaun bank mereka melalui pautan bayaran, dengan pengesahan serta-merta. Banyak penyedia gerbang pembayaran menyokongnya.
• Butiran pindahan bank, termasuk nama akaun tepat seperti yang didaftarkan, untuk pelanggan korporat yang membayar melalui kitaran bayaran berjadual.

Minta pelanggan menyatakan nombor invois dalam rujukan bayaran. Ini menjadikan padanan bayaran dengan invois jauh lebih cepat apabila anda membuat penyesuaian akaun bank.

Bagaimana menggunakan laporan umur invois?

Laporan umur invois mengumpulkan invois yang belum dibayar mengikut berapa lama ia tertunggak, supaya anda tahu siapa yang perlu dikejar dahulu. Semaknya setiap minggu, bukan hanya pada hujung bulan.

Berikut laporan contoh bagi pengedar bekalan makanan di Lembah Klang:

Cara membacanya:

• Semasa dan 1–30 hari adalah biasa. Peringatan mesra sudah memadai.
• 31–60 hari: restoran Shah Alam perlu dihubungi melalui telefon minggu ini, bukan satu lagi e-mel.
• 61–90 hari: syarikat katering Ipoh memerlukan perbincangan yang tegas dan mungkin penangguhan pesanan baharu.
• 90+ hari: RM7,600 itu kini benar-benar berisiko. Putuskan sama ada untuk meningkatkan tindakan secara rasmi.

Lebih daripada satu perlima akaun belum terima pengedar ini (RM13,000 daripada RM35,500) berusia lebih 60 hari. Peratusan itu wajar dipantau dari bulan ke bulan.

Perisian perakaunan menjadikan laporan ini automatik. Dalam HumbleBear, setiap invois dan status bayarannya berada dalam satu senarai dengan umur invois, dan sebut harga ditukar terus kepada invois, jadi terma dibawa bersama.

Bagaimana mengejar bayaran lewat di Malaysia?

Buat susulan mengikut jadual tetap, sopan tetapi gigih, dan beralih daripada e-mel kepada telefon kepada surat rasmi apabila invois semakin lama. Pelanggan membayar pembekal yang meminta secara konsisten.

Jadual yang berkesan untuk banyak PKS:

1. Tiga hari sebelum tarikh akhir: peringatan ringkas dan mesra dengan invois dilampirkan.
2. Pada tarikh akhir: nota bahawa bayaran perlu dibuat hari ini, bersama DuitNow QR atau pautan bayaran.
3. Tertunggak tujuh hari: panggilan telefon kepada orang yang memproses bayaran. Tanya bila ia akan dibayar dan sahkan melalui e-mel.
4. Tertunggak tiga puluh hari: e-mel yang lebih tegas daripada pemilik atau pengarah, dan pertimbangkan untuk menangguhkan pesanan baharu secara kredit.
5. Tertunggak enam puluh hari: peringatan bertulis terakhir yang menyatakan apa yang akan anda lakukan seterusnya dan bila.
6. Selepas itu: surat tuntutan, biasanya dihantar oleh peguam, diikuti tindakan rasmi jika perlu.

Simpan catatan ringkas setiap kali anda menghubungi pelanggan: tarikh, siapa yang anda bercakap dengannya dan apa yang dijanjikan. Jika hutang itu akhirnya menjadi pertikaian, rekod tersebut penting.

Apa yang boleh saya buat jika pelanggan masih tidak mahu bayar?

Pilihan anda bergantung pada jumlah, siapa yang membuat tuntutan dan industri anda. Untuk jumlah yang lebih besar, dapatkan nasihat guaman sebelum bertindak.

Jika hutang itu benar-benar tidak dapat dikutip, bincang dengan akauntan anda tentang menghapus kira sebagai hutang lapuk supaya akaun anda mencerminkan keadaan sebenar.

Soalan lazim

Apakah terma bayaran yang munasabah untuk PKS Malaysia?

Tiga puluh hari dari tarikh invois adalah biasa untuk pelanggan perniagaan, dan terma yang lebih pendek atau tunai semasa penghantaran adalah biasa untuk pelanggan yang lebih kecil atau baharu. Syarikat korporat besar dan pelanggan berkaitan kerajaan sering menggunakan kitaran mereka sendiri yang lebih panjang, jadi persetujui terma secara bertulis sebelum memulakan kerja.

Bolehkah Sdn Bhd menggunakan mahkamah tuntutan kecil di Malaysia?

Tidak, bukan sebagai pihak yang menuntut. Prosedur tuntutan kecil di bawah Aturan 93 Kaedah-Kaedah Mahkamah 2012 adalah untuk tuntutan sehingga RM5,000 yang dibuat oleh individu, walaupun syarikat boleh dinamakan sebagai defendan. Sdn Bhd yang mengejar invois yang belum dibayar perlu menggunakan prosiding mahkamah biasa.

Patutkah saya mengenakan faedah bayaran lewat pada invois tertunggak?

Hanya jika terma yang dipersetujui membenarkannya. Faedah yang tidak pernah dipersetujui sukar dikuatkuasakan dan boleh merosakkan hubungan. Jika anda mahu pilihan itu, nyatakan kadar dan bila ia terpakai dalam sebut harga atau kontrak anda, dan dapatkan nasihat guaman tentang susunan katanya.

Berapa kerap saya patut menyemak laporan umur invois?

Setiap minggu sesuai untuk kebanyakan perniagaan kecil. Semakan mingguan yang ringkas bermakna invois tertunggak dikejar semasa masih dalam lajur 1–30 hari, ketika ia paling mudah dikutip.

Adakah CIPAA hanya untuk syarikat pembinaan besar?

Tidak. Akta Pembayaran dan Adjudikasi Industri Pembinaan 2012 terpakai kepada kontrak pembinaan yang dibuat secara bertulis bagi kerja yang dijalankan sepenuhnya atau sebahagiannya di Malaysia, termasuk kontrak perundingan pembinaan, dan tiada had saiz kontrak bagi kerja sektor swasta. Jika perniagaan anda menjalankan kerja seperti itu, semak dengan peguam sama ada kontrak anda tertakluk kepada Akta tersebut.

Sumber

• Prosedur Tuntutan Kecil, Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia, Selangor
• Small Claim: maklumat am, e-Kehakiman Sabah dan Sarawak
• Adjudikasi di bawah CIPAA 2012, Asian International Arbitration Centre
• Buku kecil CIPAA 2012, Asian International Arbitration Centre
• DuitNow QR, PayNet
• FPX, PayNet