Penyesuaian bank di Malaysia: panduan langkah demi langkah untuk perniagaan kecil
Baki bank dan buku akaun anda jarang sama pada hari yang sama. Berikut cara perniagaan kecil Malaysia mencari sebabnya, baris demi baris, dalam masa kurang sejam sebulan.
Penyesuaian bank bermaksud membandingkan setiap transaksi dalam buku akaun anda dengan penyata bank Malaysia anda bagi bulan yang sama, kemudian menerangkan setiap perbezaan. Tandakan baris yang sepadan, senaraikan cek dan deposit yang belum diproses bank, rekod caj bank dan FPX yang tertinggal, dan betulkan kesilapan. Apabila baki terlaras sepadan, angka tunai anda boleh dipercayai.
Rekod perakaunan anda menunjukkan RM42,000 dalam bank. Aplikasi Maybank atau CIMB anda menunjukkan RM38,600. Mana satu betul? Biasanya kedua-duanya, atas sebab yang berbeza, dan penyesuaian bank ialah cara perniagaan Malaysia mencari sebab-sebab itu. Jika diabaikan, jurang kecil akan bertimbun, seperti pembekal yang dibayar dua kali atau caj gerbang pembayaran yang tidak pernah masuk ke perbelanjaan anda, sehingga akauntan anda mengenakan bayaran untuk membetulkannya pada hujung tahun.
Panduan ini menerangkan penyesuaian langkah demi langkah, dengan contoh dalam ringgit daripada sebuah syarikat perdagangan di Lembah Klang, dan merangkumi kesilapan di sebalik kebanyakan ketidakpadanan.
Apakah penyesuaian bank?
Penyesuaian bank membandingkan dua rekod bagi wang yang sama dan menerangkan setiap perbezaan antara keduanya. Ia bukan tentang memaksa baki supaya sepadan pada hari anda melihatnya.
Dua rekod itu ialah:
- Buku akaun anda: akaun bank dalam sistem perakaunan anda (kadangkala dipanggil buku tunai), yang dibina daripada invois, bil, resit dan bayaran yang anda rekodkan.
- Penyata bank: apa yang benar-benar dijelaskan melalui akaun anda di Maybank, CIMB, Public Bank, RHB, Hong Leong atau mana-mana bank yang anda gunakan.
Perbezaan yang tidak dapat diterangkan ialah tanda amaran: kesilapan, rekod yang hilang, atau sesekali penipuan.
Mengapa buku akaun saya tidak sepadan dengan penyata bank?
Kebanyakan perbezaan sama ada disebabkan masa (bank belum memproses sesuatu) atau sesuatu yang diketahui oleh satu pihak tetapi tidak oleh pihak yang lain. Jadual menunjukkan kumpulan biasa.
| Jenis perbezaan | Contoh di Malaysia | Apa yang perlu dibuat |
|---|---|---|
| Bayaran belum dijelaskan | Cek yang anda keluarkan pada 30 Jun dimasukkan ke bank oleh pembekal pada 3 Julai | Tiada apa perlu dibetulkan; senaraikan sebagai belum dijelaskan |
| Deposit dalam transit | Hasil jualan tunai yang dimasukkan ke bank pada petang 30 Jun muncul pada 1 Julai | Tiada apa perlu dibetulkan; senaraikan sebagai dalam transit |
| Item yang hanya diketahui bank | Yuran perkhidmatan bulanan, caj FPX atau gerbang kad, faedah, cek dipulangkan, debit automatik untuk pinjaman anda | Rekodkan dalam buku akaun anda |
| Kesilapan dalam buku akaun anda | RM1,250 ditaip sebagai RM1,520, atau satu penerimaan DuitNow direkod dua kali | Betulkan buku akaun anda |
| Kesilapan oleh bank | Jarang, tetapi boleh berlaku | Minta bank membetulkannya |
Item masa akan selesai dengan sendirinya bulan depan. Selainnya memerlukan entri dalam buku akaun anda atau panggilan kepada bank.
Berapa kerap PKS Malaysia patut membuat penyesuaian bank?
Sekurang-kurangnya sebulan sekali, sebaik sahaja penyata tersedia. Perniagaan yang menerima banyak bayaran DuitNow dan FPX setiap hari selalunya membuat penyesuaian setiap minggu, kerana jauh lebih mudah untuk mengingati tujuan pindahan RM480 selepas lima hari berbanding selepas lima bulan.
Bagi Sdn Bhd, ada juga sebab undang-undang. Akta Syarikat 2016 mewajibkan syarikat menyimpan rekod perakaunan yang cukup menerangkan transaksi dan kedudukan kewangannya, membuat entri dalam tempoh enam puluh hari selepas sesuatu transaksi, dan menyimpan rekod itu selama tujuh tahun (seksyen 245). Penyesuaian bulanan ialah salah satu cara paling mudah untuk menunjukkan rekod tunai anda memenuhi standard itu. Untuk perkara lain yang perlu disimpan, lihat simpan rekod di Malaysia.
Bagaimana membuat penyesuaian bank, langkah demi langkah?
Ikut enam langkah: kumpulkan penyata dan rekod anda, semak baki awal, tandakan baris yang sepadan, uruskan apa yang tinggal di setiap pihak, kemudian bandingkan baki terlaras.
1. Kumpulkan dokumen yang betul
Muat turun penyata bulan itu daripada perbankan dalam talian anda (Maybank2u, CIMB Clicks, Public Bank PBe dan portal perniagaan bank lain semuanya menyediakannya). Anda juga memerlukan rekod perakaunan anda bagi akaun dan tarikh yang sama, dan penyesuaian bulan lepas supaya anda tahu item mana yang sudah tertunggak.
2. Semak baki awal
Baki awal buku akaun anda sepatutnya sama dengan baki terlaras bulan lepas, dan baki awal penyata sepatutnya sama dengan baki akhir penyata bulan lepas. Jika tidak, masalah bermula lebih awal. Betulkan bulan lepas dahulu.
3. Tandakan transaksi yang sepadan
Semak penyata baris demi baris. Bagi setiap baris, cari jumlah yang sama pada atau berhampiran tarikh yang sama dalam buku akaun anda, dan tandakan kedua-duanya. Perhatikan satu baris bank yang meliputi beberapa rekod anda, seperti satu pindahan IBG atau DuitNow daripada pelanggan yang membayar tiga invois, atau satu kitaran bayaran kepada lima pembekal. Padankan jumlahnya.
4. Uruskan apa yang tinggal dalam penyata bank
Baris yang tidak bertanda dalam penyata ialah perkara yang direkodkan oleh bank tetapi tidak oleh anda: yuran perkhidmatan, caj FPX atau gerbang kad, faedah, arahan tetap, pindahan pelanggan yang tidak pernah anda rekodkan, atau cek tak laku. Rekodkan setiap satu dalam buku akaun anda di bawah akaun yang betul. Jika anda tidak dapat mengenal pasti sesuatu penerimaan, letakkan dalam akaun gantung dan ketahui siapa yang membayar sebelum hujung bulan.
5. Uruskan apa yang tinggal dalam buku akaun anda
Entri yang tidak bertanda dalam buku akaun anda ialah perkara yang anda rekodkan tetapi belum diproses oleh bank. Cek yang dikeluarkan tetapi belum dimasukkan ke bank oleh penerima ialah bayaran belum dijelaskan. Wang yang dimasukkan ke bank pada hari terakhir dan muncul bulan depan ialah deposit dalam transit. Apa-apa yang sudah lama, seperti cek dari empat bulan lalu, wajar disusuli dengan panggilan telefon.
6. Sediakan penyesuaian dan bandingkan
Laraskan setiap pihak untuk item yang tertinggal daripadanya dan bandingkan kedua-dua angka terlaras. Jika sepadan, kerja anda selesai. Jika tidak, perbezaan yang tinggal ialah kesilapan, dan tip di bawah akan membantu anda mencarinya.
Bagaimana rupa penyesuaian bank? Contoh pengiraan dalam RM
Berikut penyesuaian bagi sebuah syarikat contoh di Lembah Klang, Syarikat Maju Trading Sdn Bhd, untuk bulan Jun. Buku akaunnya menunjukkan RM42,000 dalam akaun semasa Public Bank; penyata ditutup pada RM38,600. Selepas menandakan baris yang sepadan, inilah yang tinggal:
- Cek 004512 kepada pembekal sebanyak RM5,200, dikeluarkan 28 Jun, belum dikemukakan.
- Hasil jualan RM3,100 dimasukkan ke bank pada petang 30 Jun, muncul dalam penyata pada 1 Julai.
- Yuran bank bulanan RM25 dan yuran FPX serta gerbang kad RM275, belum ada dalam buku akaun.
- Cek pelanggan RM1,000, yang direkod sebagai diterima, dipulangkan tanpa dibayar.
- Penerimaan DuitNow RM900 daripada pelanggan yang direkod dua kali.
Melaraskan baki penyata bank
| Item | RM |
|---|---|
| Baki mengikut penyata bank, 30 Jun | 38,600 |
| Tambah: deposit dalam transit | 3,100 |
| Tolak: cek belum dijelaskan 004512 | (5,200) |
| Baki bank terlaras | 36,500 |
Melaraskan baki dalam buku akaun anda
| Item | RM |
|---|---|
| Baki mengikut buku akaun, 30 Jun | 42,000 |
| Tolak: yuran bank | (25) |
| Tolak: yuran FPX dan gerbang kad | (275) |
| Tolak: cek pelanggan dipulangkan | (1,000) |
| Tolak: penerimaan DuitNow berganda | (900) |
| Baki buku terlaras | 39,800 |
Angka terlaras masih berbeza sebanyak RM3,300. Apabila menyemak semula tanda-tanda itu, penyimpan buku menemui bayaran RM3,300 kepada kontraktor pada 15 Jun yang sudah dijelaskan oleh bank tetapi tidak pernah direkodkan. Memasukkannya menjadikan buku akaun RM36,500, dan kedua-dua pihak sepadan.
Hanya buku akaun yang dibetulkan. Cek belum dijelaskan dan deposit dalam transit kekal dalam penyesuaian sehingga dijelaskan bulan depan.
Bagaimana mencari perbezaan yang tidak mahu hilang?
Mulakan dengan menyemak sama ada perbezaan itu sama dengan satu jumlah yang hilang, kemudian cari kesilapan menaip. Semakan ini mengesan kebanyakan perbezaan yang degil:
- Bahagikan perbezaan dengan 9. Jika ia boleh dibahagi tepat, cari digit yang tertukar: RM1,250 ditaip sebagai RM1,520 ialah perbezaan RM270, iaitu 30 × 9.
- Bahagi dua perbezaan. Jika anda tersasar sebanyak RM1,800, cari item RM900 yang dimasukkan sebagai penerimaan dan bukannya bayaran.
- Cari jumlah yang tepat. Entri yang hilang selalunya sama dengan perbezaan itu, seperti dalam contoh di atas.
- Semak tarikh pada hujung bulan. Item bertarikh 30 Jun dalam buku akaun anda tetapi 1 Julai di bank adalah perkara biasa.
- Semak semula baki awal. Perbezaan yang tidak dapat diterangkan dari bulan lepas akan dibawa ke bulan ini.
Bolehkah perisian perakaunan membuat penyesuaian bank untuk saya?
Perisian boleh melakukan kerja memadankan yang membosankan, tetapi manusia masih perlu mengesahkannya. Kebanyakan alat perakaunan membolehkan anda mengimport penyata bank dan mencadangkan padanan bagi setiap baris berdasarkan jumlah, tarikh dan rujukan. Anda menerima cadangan yang betul dan mencipta entri untuk yuran atau penerimaan yang belum direkod terus daripada baris yang tidak sepadan.
Dalam HumbleBear, contohnya, anda mengimport penyata bank dan ia mencadangkan padanan antara baris penyata dengan invois dan bil anda, yang kemudian anda sahkan atau betulkan. Keputusan yang memerlukan pertimbangan, seperti sama ada penerimaan DuitNow RM900 ialah deposit atau bayaran terakhir bagi invois lama, kekal di tangan anda.
Ia juga membantu jika buku akaun anda disimpan dalam bentuk catatan bergu, supaya setiap baris bank mempunyai entri bertentangan yang jelas.
Soalan lazim
Apakah bank reconciliation dalam Bahasa Malaysia?
Ia biasanya dipanggil penyesuaian bank, dan penyata yang anda sediakan ialah penyata penyesuaian bank. Prosesnya sama: bandingkan buku tunai anda dengan penyata bank dan terangkan setiap perbezaan.
Perlukah saya membuat penyesuaian jika perniagaan saya hanya menggunakan satu akaun bank?
Ya. Walaupun dengan satu akaun, akan ada yuran bank, caj FPX atau kad, pindahan DuitNow dengan rujukan yang tidak jelas dan sesekali kesilapan menaip. Penyesuaian bulanan menghalang isu kecil itu daripada menjadi masalah hujung tahun.
Apa yang perlu saya buat dengan deposit DuitNow atau IBG yang tidak dapat dikenal pasti?
Rekodkan dalam akaun gantung sementara supaya buku akaun anda sepadan dengan bank, kemudian ketahui siapa yang membayar. Semak rujukan bayaran, tanya pasukan jualan anda, dan bandingkan dengan invois belum dibayar yang sama jumlahnya. Pindahkan kepada pelanggan yang betul sebaik sahaja anda tahu.
Berapa lama masa yang diambil untuk penyesuaian bank?
Bagi perniagaan kecil Malaysia yang membuat penyesuaian bulanan, selalunya kurang sejam apabila anda sudah ada rutin. Ia mengambil masa jauh lebih lama jika beberapa bulan dilangkau, kerana transaksi lama lebih sukar diingati. Mengimport penyata ke dalam perisian yang mencadangkan padanan menjimatkan lagi masa.
Apa yang berlaku kepada cek belum dijelaskan yang tidak pernah dimasukkan ke bank?
Ia kekal dalam penyesuaian anda sebagai item belum dijelaskan sehingga dijelaskan. Jika ia sudah terlalu lama, hubungi penerima, kerana ia mungkin hilang dan perlu dikeluarkan semula. Apabila anda pasti ia tidak akan dikemukakan, terbalikkan entri itu dalam buku akaun anda.
