马来西亚应收账款：中小企业如何更快收到钱

工作做完了，发票也发了，接下来就是等。30 天变 60 天，客户说「下个星期啦，老板」，而你还是要付供应商、租金和薪水。对很多马来西亚中小企业来说，客户付款慢比生意少更伤现金流。你的应收账款（akaun belum terima），也就是客户欠你的钱，是你已经赚到、却还不能用的现金。

这篇指南整理了一套适合马来西亚小企业的收款流程，从报价阶段，一直到客户就是不肯付钱时该怎么办。

什么是应收账款？

应收账款是客户就你已经交付并开了发票的货品或服务所欠你的款项。它在资产负债表上列为贸易应收款（trade receivables），属于资产，但只有收回来之后才对现金流有帮助。

一张发票拖得越久，能全额收回的可能性就越低。衡量自己做得如何，有个简单方法叫应收账款天数：贸易应收款 ÷ 全年营业额 × 365。如果你一年开出 RM600,000 的发票，客户欠你 RM80,000，你的应收账款天数大约是 49 天，也就是说客户平均要大约七个星期才付款。我们的看懂财务报表指南会告诉你这些数字在哪里找。

为什么马来西亚客户会迟付款？

大部分迟付款来自条件不清楚、发票难以处理，或者没人跟进。故意不付钱的情况，其实没有感觉上那么常见。

常见原因：

• 付款条件从来没有书面谈好，所以客户自己套用 60 天或 90 天。
• 发票少了 PO 号码、正确的公司名称或注册号码，或者银行资料，客户的会计部门就先搁在一边。
• 发票寄给了下单的人，而不是负责付款的人。
• 一直没人跟进，直到发票已经拖了几个月。
• 客户本身也有现金流问题。

这些大多可以从你这边解决。

怎样设定付款条件，让客户准时付款？

在开工前谈好付款条件，并在每一份文件上重复写明。客户很少会去争论自己在报价阶段已经接受的条件。

• 把条件写在报价单上。 写明订金、赊账期（例如发票日期起 30 天），以及迟付款会怎样。如果你打算收迟付利息，必须写进双方同意的条件里；措辞方面请先咨询专业意见。
• 较大或订制的工作先收订金。 预先收取部分工程款能降低你的风险，也表示客户是认真的。
• 核查新客户。 如果一个新的企业客户一开口就下大单，先在 SSM 的记录确认这家公司确实存在，并在对方建立付款记录之前，先给较低的赊账额度。
• 把报价单直接转成发票。 发票上的条件和数字跟客户已经接受的一样，可以争议的地方就少了。

怎样让发票更容易付款？

工作一交付就开发票，并让付款只需几秒钟。每迟一天开发票，就等于多等一天。

一张清楚的马来西亚发票应包括：客户正确的法定名称和注册号码、对方的 PO 或参考号码、发票号码和日期、到期日（不只是写「30 天」）、与报价单一致的描述，以及你的银行资料。如果你的生意已在 LHDN 的 e-Invoice（电子发票）实施范围内，发票也必须符合相关要求；请看我们的 LHDN e-Invoice 指南。

接着让付款变得简单：

• DuitNow QR。 这是由 PayNet 运营的马来西亚全国 QR 标准，客户只要扫一个码，就能用任何参与的银行或电子钱包 app 付款。把它印在发票上，方便较小的客户和临时上门的客户当场付款。
• FPX。 PayNet 的网上银行付款通道，让客户通过付款链接直接从银行户口付款，并即时确认。很多支付网关服务商都支持 FPX。
• 银行转账资料，包括与注册时完全一致的户口名称，方便通过定期付款批次付款的企业客户。

请客户在付款备注里填上发票号码。这样你在做银行对账时，把付款和发票对上会快很多。

怎样使用应收账款账龄报告？

应收账款账龄报告（invoice ageing report）按逾期时间长短把未付发票分组，让你知道应该先追谁。每个星期看一次，而不是只在月底才看。

以下是一家巴生谷食品供应分销商的示例报告：

怎么看：

• 未到期和 1–30 天属于正常，发一个友善的提醒就够了。
• 31–60 天：莎阿南那家餐厅这个星期需要打电话，而不是再发一封电邮。
• 61–90 天：怡保那家餐饮公司需要认真谈一谈，可能还要暂停接新订单。
• 90 天以上：这 RM7,600 已经有真正的风险。决定是否要正式升级处理。

这家分销商超过五分之一的应收账款（RM35,500 中的 RM13,000）已经逾期 60 天以上。这个比例值得每个月追踪。

会计软件可以自动生成这份报告。在 HumbleBear 里，每张发票及其付款状态都在同一个列表里，附带账龄显示；报价单也可以直接转成发票，所以条件会一路带过去。

在马来西亚怎样追讨迟付款？

按固定时间表跟进，礼貌但坚持，并随着发票逾期越久，从电邮升级到电话，再到正式信函。客户会先付给那些一直坚持追款的供应商。

很多中小企业用得上的时间表：

1. 到期日前三天： 发一个简短、友善的提醒，附上发票。
2. 到期当天： 通知对方今天到期，附上 DuitNow QR 或付款链接。
3. 逾期七天： 打电话给负责处理付款的人。问清楚什么时候付，并用电邮确认。
4. 逾期三十天： 由老板或董事发一封语气更坚定的电邮，并考虑暂停新的赊账订单。
5. 逾期六十天： 发最后一次书面提醒，写明你下一步会做什么、在什么时候之前。
6. 再之后： 发律师信（letter of demand），通常由律师发出，必要时再采取正式行动。

每次联系都简单记下来：日期、跟谁谈过、对方承诺了什么。如果这笔债最后变成纠纷，这些记录很重要。

如果客户还是不付钱，我可以怎么做？

你的选择取决于金额、由谁提出索偿，以及你所在的行业。金额较大时，行动前先寻求法律意见。

如果这笔钱真的收不回来，跟你的会计师商量把它作为坏账（hutang lapuk）注销，让账目反映实际情况。

常见问题

马来西亚中小企业合理的付款期是多久？

对企业客户来说，发票日期起 30 天很常见；对较小或新的客户，较短的期限或货到付款也很正常。大企业和官联公司客户往往有自己更长的付款周期，所以开工前要用书面谈好条件。

私人有限公司（Sdn Bhd）可以使用马来西亚的小额索偿法庭吗？

不可以以索偿人身份使用。依据《2012 年法庭规则》第 93 号令的小额索偿程序，适用于由个人提出、金额不超过 RM5,000 的索偿，不过公司可以被列为答辩人。私人有限公司要追讨未付发票，必须走一般的法庭程序。

逾期发票应该加收迟付利息吗？

只有在双方同意的条件允许时才可以。从来没有谈好的利息很难执行，还可能伤害合作关系。如果你想保留这个选项，就把利率和适用情况写进报价单或合约，并就措辞寻求法律意见。

应收账款账龄报告应该多久看一次？

对大部分小企业来说，每周一次很合适。每周花一点时间检查，逾期发票就能在还处于 1–30 天那一栏、最容易收回的时候被追讨。

CIPAA 只适用于大型建筑公司吗？

不是。《2012 年建筑业付款与裁决法令》（Construction Industry Payment and Adjudication Act 2012）适用于全部或部分在马来西亚进行的书面建筑合约，包括建筑顾问合约，而私人领域的工程没有合约金额限制。如果你的生意做这类工作，请向律师确认你的合约是否受该法令管辖。

资料来源

• Prosedur Tuntutan Kecil（小额索偿程序），Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan Malaysia，雪兰莪
• Small Claim：一般资料，e-Kehakiman 沙巴与砂拉越
• CIPAA 2012 下的裁决（Adjudication），亚洲国际仲裁中心
• CIPAA 2012 手册，亚洲国际仲裁中心
• DuitNow QR，PayNet
• FPX，PayNet