Simpan kira catatan bergu untuk PKS Malaysia

Jika rekod perniagaan anda hari ini hanyalah hamparan wang masuk dan wang keluar, anda mungkin tahu berapa baki di bank. Yang sukar diketahui ialah berapa yang masih terhutang oleh pelanggan, berapa yang anda terhutang kepada pembekal, atau sama ada bulan lepas benar-benar untung. Bagi PKS Malaysia, simpan kira catatan bergu ialah sistem yang menjawab soalan-soalan itu, dan ia menjadi asas rekod yang dijangka oleh Akta Syarikat 2016 dan LHDN untuk anda simpan. Ia tidaklah serumit yang disangka.

Apakah itu simpan kira catatan bergu?

Simpan kira catatan bergu merekod setiap transaksi dua kali: sekali sebagai debit kepada satu akaun dan sekali sebagai kredit kepada akaun lain, dengan amaun yang sama. Oleh itu, jumlah debit sentiasa sama dengan jumlah kredit.

Setiap transaksi mempunyai dua sisi. Apabila pelanggan membayar anda RM 1,000, tunai anda bertambah dan anda telah memperoleh jualan. Buku tunai hanya merekod satu sisi; catatan bergu merekod kedua-duanya, dan catatan yang tidak seimbang ialah kesilapan yang boleh anda lihat.

Apakah maksud debit dan kredit dalam perakaunan?

Debit ialah sisi kiri sesuatu catatan dan kredit ialah sisi kanan; kedua-duanya tidak bermaksud baik atau buruk. Sama ada debit menambah atau mengurangkan sesuatu akaun bergantung pada jenis akaun.

Semuanya berasaskan persamaan perakaunan:

Pendapatan menambah ekuiti (ia menjadi keuntungan, yang dimiliki oleh pemilik) dan perbelanjaan mengurangkannya. Setiap catatan bergu yang betul mengekalkan keseimbangan persamaan ini.

Bagaimanakah transaksi direkodkan dengan catatan bergu? (Contoh RM)

Anda tentukan dua akaun yang terjejas oleh sesuatu transaksi, kemudian debit satu dan kredit yang lain dengan amaun RM yang sama. Contoh di bawah hanyalah ilustrasi dan mengikuti sebuah syarikat perdagangan kecil di Lembah Klang, yang baru didaftarkan dengan SSM sebagai Sdn Bhd, sepanjang bulan pertamanya.

1. Pengarah memasukkan RM 20,000 ke dalam syarikat

2. Jualan tunai RM 1,000

3. Jualan kredit RM 2,500 kepada kedai perkakasan di Shah Alam, dengan terma 30 hari

Tiada tunai yang bergerak, tetapi pelanggan berhutang kepada anda, dan rekod tunai sahaja akan terlepas perkara ini. Merekod jualan sekarang dan bukan semasa dibayar ialah persoalan asas tunai berbanding asas akruan.

4. Pelanggan membayar invois RM 2,500

5. Bil pembekal RM 800 untuk stok, dibayar bulan depan

6. Membayar sewa kedai bulanan RM 1,500

Jika perniagaan anda berdaftar SST, cukai yang anda kenakan atas jualan bercukai bukan pendapatan anda. Ia dimasukkan ke akaun liabiliti berasingan, SST kena bayar, sehingga anda membayarnya kepada Jabatan Kastam Diraja Malaysia (JKDM), jadi jualan itu mempunyai tiga baris dan bukan dua. Panduan SST menerangkan bila pendaftaran diwajibkan.

Bagaimanakah jurnal, lejar am dan imbangan duga saling berkaitan?

Catatan jurnal ialah rekod setiap transaksi mengikut tarikh; lejar am mengumpulkannya mengikut akaun; imbangan duga menyenaraikan baki setiap akaun untuk membuktikan debit sama dengan kredit. Penyata kewangan kemudian dibina daripada imbangan duga.

Dalam bahasa Inggeris, ketiga-tiganya dipanggil journal, general ledger dan trial balance. Akaun pendapatan dan perbelanjaan membentuk penyata untung rugi; aset, liabiliti dan ekuiti membentuk kunci kira-kira (lihat cara membaca penyata kewangan anda). Bagi enam transaksi di atas, imbangan dugaannya ialah:

Senarai akaun yang anda gunakan untuk merekod ialah carta akaun anda. Menyediakannya dengan baik dari awal menjimatkan banyak kerja mengklasifikasi semula pada hujung tahun.

Adakah imbangan duga yang seimbang bermakna buku akaun saya betul?

Tidak. Imbangan duga yang seimbang hanya membuktikan debit sama dengan kredit; ia tidak dapat menunjukkan transaksi yang tertinggal atau direkod ke akaun yang salah.

Bil yang tertinggal, invois yang dimasukkan dua kali, atau sewa yang direkod sebagai utiliti semuanya masih akan seimbang. Itulah sebabnya penyesuaian bank setiap bulan, yang membandingkan lejar tunai anda dengan penyata bank baris demi baris, sama pentingnya dengan catatan bergu itu sendiri.

Adakah simpan kira catatan bergu diwajibkan oleh undang-undang di Malaysia?

Undang-undang Malaysia tidak menyebut catatan bergu secara khusus, tetapi keperluannya sukar dipenuhi dengan cara lain. Syarikat mesti menyimpan rekod yang membolehkan akaun untung rugi dan kunci kira-kira yang benar dan saksama disediakan, dan ketetapan umum LHDN mewajibkan syarikat menyimpan lejar am.

• Syarikat Sdn Bhd (Akta Syarikat 2016). Seksyen 245 mewajibkan syarikat dan pengarahnya menyimpan rekod perakaunan yang cukup menerangkan transaksi dan kedudukan kewangannya, serta membolehkan akaun untung rugi dan kunci kira-kira yang benar dan saksama disediakan dan diaudit dengan sewajarnya. Catatan mesti dibuat dalam tempoh enam puluh hari selepas transaksi, dan rekod disimpan selama tujuh tahun selepas transaksi.
• Syarikat (LHDN). Ketetapan Umum No. 4/2000 (Pindaan) menyatakan bahawa syarikat mesti menyimpan buku akaun termasuk buku tunai, lejar jualan, lejar belian dan lejar am, disokong oleh invois, penyata bank dan resit. Rekod boleh disimpan secara elektronik, dan hendaklah dalam Bahasa Malaysia atau bahasa Inggeris.
• Pemilik tunggal dan perkongsian (LHDN). Ketetapan Umum No. 5/2000 (Pindaan) membenarkan perniagaan kecil (penerimaan kasar tidak melebihi RM 150,000 daripada jualan barangan, atau RM 100,000 daripada perkhidmatan) menyimpan buku tunai sahaja. Perniagaan yang lebih besar mungkin juga memerlukan lejar jualan, lejar belian dan lejar am.

e-Invois melalui sistem MyInvois LHDN tidak menggantikan mana-mana keperluan ini. e-Invois ialah dokumen sumber; anda masih memerlukan buku akaun yang menukar dokumen itu menjadi akaun. Maklumat lanjut tentang apa yang perlu disimpan dan untuk berapa lama ada dalam penyimpanan rekod di Malaysia, dan tentang MyInvois dalam panduan e-Invois LHDN.

Perlukah saya menulis catatan jurnal secara manual?

Biasanya tidak. Perisian perakaunan merekod catatan bergu untuk anda daripada invois, bil dan bayaran yang anda rekodkan.

Dalam HumbleBear, sebagai contoh, catatan direkod daripada invois, bil dan bayaran anda semasa anda bekerja, dan lejar am, imbangan duga serta penyata dibina daripadanya. Lihat perisian perakaunan HumbleBear.

Memahami logiknya tetap membantu anda mengesan catatan yang salah dan berbincang dengan akauntan atau ejen cukai anda.

Soalan lazim

Adakah simpan kira catatan bergu wajib di Malaysia?

Undang-undang tidak menetapkan kaedah tertentu. Walau bagaimanapun, Akta Syarikat 2016 mewajibkan rekod yang menyokong akaun untung rugi dan kunci kira-kira yang benar dan saksama, dan ketetapan umum LHDN mewajibkan syarikat menyimpan lejar am. Secara praktikal, catatan bergu ialah cara syarikat di Malaysia memenuhi keperluan tersebut.

Apakah perbezaan antara simpan kira catatan tunggal dan catatan bergu?

Simpan kira catatan tunggal merekod setiap transaksi sekali, biasanya dalam buku tunai wang masuk dan keluar. Catatan bergu merekod setiap transaksi dalam dua akaun, jadi ia juga menjejaki apa yang terhutang oleh pelanggan, apa yang anda terhutang kepada pembekal, aset anda dan ekuiti anda. Ia juga mempunyai semakan terbina dalam, kerana debit mesti sama dengan kredit.

Bolehkah pemilik tunggal kecil di Malaysia hanya menyimpan buku tunai?

Ketetapan Umum LHDN No. 5/2000 (Pindaan) menyatakan bahawa perniagaan kecil boleh menyimpan buku tunai yang merekod kemasukan bank, penerimaan tunai dan pembayaran tunai. Ia mentakrifkan perniagaan kecil sebagai perniagaan dengan penerimaan kasar tahunan tidak melebihi RM 150,000 daripada barangan atau RM 100,000 daripada perkhidmatan. Sebaik sahaja anda memberi kredit kepada pelanggan atau membeli secara kredit, catatan bergu menjadikannya jauh lebih mudah untuk mengetahui kedudukan anda.

Adakah debit baik atau buruk?

Kedua-duanya bukan. Debit dan kredit hanyalah dua sisi sesuatu catatan. Debit menambah aset dan perbelanjaan serta mengurangkan liabiliti, ekuiti dan pendapatan; kredit melakukan sebaliknya.

Berapa lamakah perniagaan di Malaysia mesti menyimpan rekod perakaunan?

Tujuh tahun. Akta Syarikat 2016 mewajibkan syarikat menyimpan rekod perakaunan selama tujuh tahun selepas selesainya transaksi berkaitan, dan ketetapan umum LHDN tentang penyimpanan rekod yang mencukupi menetapkan tempoh tujuh tahun bagi tujuan cukai pendapatan, dikira dari akhir tahun yang berkaitan dengan pendapatan itu.

Sumber

• Akta Syarikat 2016 (Akta 777), cetakan semula, seksyen 245: Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)
• Ketetapan Umum LHDN No. 4/2000 (Pindaan): Penyimpanan Rekod yang Mencukupi (Syarikat & Koperasi)
• Ketetapan Umum LHDN No. 5/2000 (Pindaan): Penyimpanan Rekod yang Mencukupi (Individu & Perkongsian)
• Indeks Ketetapan Umum LHDN