Cara menyediakan carta akaun untuk perniagaan kecil di Malaysia
Carta akaun yang praktikal untuk PKS Malaysia, dengan contoh senarai yang boleh anda ubah suai untuk syarikat perdagangan atau kafe, serta kesilapan yang menyusahkan hujung tahun.
Carta akaun ialah senarai bernombor semua akaun yang digunakan oleh perniagaan anda untuk merekod transaksi, dikumpulkan kepada aset, liabiliti, ekuiti, pendapatan dan perbelanjaan. Bagi PKS Malaysia, mulakan dengan 40 hingga 80 akaun, masukkan akaun tempatan seperti SST kena bayar serta KWSP, PERKESO dan SIP kena bayar, dan selaraskan dengan penyata kewangan MPERS atau MFRS anda.
Kebanyakan pemilik PKS di Malaysia mula berdepan dengan carta akaun apabila akauntan bertanya kali pertama mengapa akaun "Pelbagai" mengandungi RM 40,000, atau mengapa akaun untung rugi langsung tidak menggambarkan perniagaan yang mereka jalankan. Carta akaun menentukan cara setiap ringgit diasingkan. Sediakan dengan betul sekali, dan laporan bulanan, penyata SST serta akaun hujung tahun anda akan menjadi jauh lebih mudah.
Apakah itu carta akaun?
Carta akaun ialah senarai semua akaun yang digunakan dalam pembukuan anda, setiap satu dengan nama dan biasanya nombor. Setiap transaksi dalam catatan bergu dicatat ke akaun dalam senarai ini.
Anggap ia sebagai sistem fail untuk wang anda. Penyata untung rugi dan kunci kira-kira anda hanyalah akaun-akaun ini yang dijumlahkan dan disusun mengikut susunan standard.
Adakah perniagaan di Malaysia wajib mengikut carta akaun yang standard?
Tidak. Tiada carta akaun yang ditetapkan oleh undang-undang untuk syarikat persendirian di Malaysia, jadi anda mereka bentuk carta sendiri. Yang diwajibkan ialah rekod anda boleh menghasilkan penyata kewangan yang betul, dan LHDN mengharapkan anda mendokumenkan carta yang anda gunakan.
- Akta Syarikat 2016 (seksyen 245) mewajibkan syarikat menyimpan rekod perakaunan yang cukup menerangkan transaksi dan kedudukan kewangannya, serta membolehkan akaun untung rugi dan kunci kira-kira yang benar dan saksama disediakan dan diaudit. Seksyen 244 mewajibkan pengarah memastikan penyata kewangan mematuhi piawaian perakaunan diluluskan yang terpakai.
- Bagi kebanyakan syarikat persendirian di Malaysia, piawaian itu ialah MPERS (Malaysian Private Entities Reporting Standard), yang dikeluarkan oleh Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia (MASB). Entiti persendirian boleh memilih MFRS sebagai ganti. Carta akaun anda patut memudahkan penyediaan penyata mengikut rangka kerja yang digunakan oleh syarikat anda.
- Ketetapan Umum LHDN No. 4/2000 (Pindaan) menyatakan bahawa jika komputer digunakan untuk menyimpan rekod, dokumentasi sistem, termasuk manual perakaunan serta carta dan kod akaun, hendaklah disimpan.
Bagaimanakah struktur carta akaun?
Akaun dikumpulkan kepada lima jenis, dan kebanyakan PKS Malaysia menomborkannya mengikut blok supaya jenisnya jelas daripada kod. Skim empat digit adalah biasa dan memberi ruang untuk berkembang.
| Julat kod | Jenis akaun | Muncul dalam | Contoh |
|---|---|---|---|
| 1000–1999 | Aset | Kunci kira-kira | Tunai di bank, penghutang perdagangan, inventori, peralatan |
| 2000–2999 | Liabiliti | Kunci kira-kira | Pemiutang perdagangan, SST kena bayar, pinjaman bank, amaun terhutang kepada pengarah |
| 3000–3999 | Ekuiti | Kunci kira-kira | Modal saham, perolehan tertahan |
| 4000–4999 | Pendapatan | Untung rugi | Jualan, pendapatan perkhidmatan, pendapatan lain |
| 5000–6999 | Perbelanjaan | Untung rugi | Kos jualan, sewa, gaji, utiliti |
Dalam setiap blok, tinggalkan jurang (1010, 1020, 1030) supaya anda boleh menambah akaun kemudian tanpa menomborkan semula semuanya.
Akaun apakah yang patut ada untuk PKS Malaysia?
Mulakan dengan akaun yang benar-benar digunakan oleh perniagaan anda, serta liabiliti khusus Malaysia yang datang bersama pengambilan pekerja dan pengenaan cukai. Contoh di bawah hanyalah ilustrasi dan sesuai untuk syarikat perdagangan kecil di Lembah Klang; ubah suai nama mengikut perniagaan anda.
| Kod | Akaun | Jenis |
|---|---|---|
| 1010 | Tunai di tangan (wang runcit) | Aset |
| 1020 | Tunai di bank: akaun semasa | Aset |
| 1100 | Penghutang perdagangan | Aset |
| 1200 | Inventori | Aset |
| 1300 | Deposit dan bayaran terdahulu | Aset |
| 1500 | Peralatan pejabat | Aset |
| 1510 | Susut nilai terkumpul: peralatan pejabat | Aset (kontra) |
| 2010 | Pemiutang perdagangan | Liabiliti |
| 2100 | Akruan | Liabiliti |
| 2200 | SST kena bayar | Liabiliti |
| 2300 | KWSP kena bayar | Liabiliti |
| 2310 | PERKESO kena bayar | Liabiliti |
| 2320 | SIP kena bayar | Liabiliti |
| 2330 | PCB (potongan cukai bulanan) kena bayar | Liabiliti |
| 2400 | Amaun terhutang kepada pengarah | Liabiliti |
| 2500 | Cukai pendapatan kena bayar | Liabiliti |
| 3010 | Modal saham | Ekuiti |
| 3100 | Perolehan tertahan | Ekuiti |
| 4010 | Jualan: produk | Pendapatan |
| 4020 | Jualan: caj penghantaran | Pendapatan |
| 4900 | Pendapatan lain | Pendapatan |
| 5010 | Belian / kos jualan | Perbelanjaan |
| 6010 | Gaji dan upah | Perbelanjaan |
| 6020 | KWSP, PERKESO dan SIP (majikan) | Perbelanjaan |
| 6100 | Sewa | Perbelanjaan |
| 6110 | Elektrik dan air | Perbelanjaan |
| 6200 | Pemasaran dan pengiklanan | Perbelanjaan |
| 6300 | Keraian | Perbelanjaan |
| 6400 | Caj bank | Perbelanjaan |
| 6500 | Yuran profesional (audit, cukai, kesetiausahaan) | Perbelanjaan |
| 6600 | Susut nilai | Perbelanjaan |
Tambah akaun SST kena bayar hanya jika anda berdaftar SST; panduan SST menerangkan bila ia terpakai. Liabiliti gaji menyimpan amaun yang telah anda potong daripada pekerja atau yang anda terhutang sebagai majikan sehingga anda membayarnya.
Bagaimanakah kafe atau perniagaan perkhidmatan patut mengubah contoh ini?
Kekalkan lima blok yang sama dan ubah akaun pendapatan dan kos supaya sepadan dengan cara anda sebenarnya menjana pendapatan dan berbelanja. Asingkan pendapatan apabila anda perlu melihatnya secara berasingan, bukan mengikut setiap produk.
Sebuah kafe di Pulau Pinang, sebagai contoh, mungkin menggunakan:
| Kod | Akaun | Sebab |
|---|---|---|
| 4010 | Jualan: makan di kedai | Menjejaki perniagaan teras |
| 4020 | Jualan: platform penghantaran | Jualan platform biasanya dibayar selepas ditolak komisen |
| 4030 | Jualan: katering | Selalunya diinvois secara kredit, jadi ia mewujudkan akaun belum terima |
| 5010 | Bahan makanan dan minuman | Kos jualan utama |
| 5020 | Pembungkusan | Meningkat dengan bungkus dan penghantaran |
| 6050 | Komisen platform penghantaran | Menunjukkan kos sebenar platform |
Berapa banyak akaun yang patut ada untuk perniagaan kecil?
Sesedikit yang anda perlukan untuk menjawab soalan yang benar-benar anda tanya. Bagi kebanyakan PKS Malaysia, jumlahnya sekitar 40 hingga 80 akaun; pemilik tunggal dengan operasi mudah mungkin memerlukan lebih sedikit.
Terlalu sedikit, dan semuanya masuk ke "Perbelanjaan am". Terlalu banyak, dan kakitangan mencatat kos yang sama di tiga tempat berbeza. Ujian yang berguna: jika anda tidak akan melihat akaun itu secara berasingan dalam laporan bulanan, ia mungkin tidak perlu wujud.
Apakah kesilapan carta akaun yang paling biasa?
Masalah biasa ialah akaun "tampung semua", mencampurkan perbelanjaan peribadi dan perniagaan, dan akaun yang tidak sejajar dengan penyata kewangan.
- Baki besar dalam akaun "Pelbagai" atau "Akaun Gantung". Setiap ringgit di situ perlu disiasat pada hujung tahun. Kosongkannya setiap bulan.
- Tiada akaun untuk wang yang terhutang kepada atau oleh pengarah. Dalam Sdn Bhd, pengarah yang membayar bil syarikat secara peribadi patut direkodkan sebagai amaun terhutang kepada pengarah, bukan sebagai perbelanjaan tanpa catatan sebelah lagi.
- Keraian dicampur ke dalam perbelanjaan am. Sesetengah perbelanjaan, termasuk keraian, dilayan secara berbeza untuk cukai pendapatan. Mengasingkannya menjimatkan masa ejen cukai anda daripada menyemak resit satu per satu.
- Menukar nama akaun di pertengahan tahun. Mengubah maksud sesuatu akaun merosakkan perbandingan. Tambah akaun baharu dan berhenti menggunakan akaun lama.
- Akaun yang tidak dipetakan ke penyata. Setiap akaun patut terkumpul ke dalam satu baris penyata kewangan MPERS atau MFRS. Jika anda tidak dapat menyatakan baris yang mana, akaun itu perlu difikirkan semula. Lihat cara membaca penyata kewangan anda.
Perlukah saya membina carta akaun dari awal?
Biasanya tidak. Kebanyakan perisian perakaunan memberikan carta akaun lalai yang boleh anda tukar nama, tambah dan nyahaktifkan.
Dalam HumbleBear, sebagai contoh, carta akaun standard disediakan untuk anda, dan jurnal dijana daripada invois, bil dan bayaran anda semasa anda bekerja, jadi anda kebanyakannya hanya menyesuaikan senarai dan bukan membinanya. Lihat perisian perakaunan HumbleBear. Walau apa pun, semak carta akaun bersama akauntan anda sebelum tutup akaun bulanan yang pertama, bukan selepas hujung tahun pertama anda.
Soalan lazim
Apakah itu carta akaun?
Carta akaun ialah istilah Bahasa Malaysia untuk chart of accounts: senarai bernombor akaun yang digunakan oleh perniagaan untuk merekod transaksinya. Ia perkara yang sama yang disebut oleh akauntan atau perisian perakaunan anda sebagai chart of accounts.
Adakah terdapat carta akaun rasmi daripada LHDN atau SSM?
Tidak. Baik LHDN mahupun SSM tidak menetapkan carta akaun untuk perniagaan persendirian. Akta Syarikat 2016 mewajibkan rekod yang menyokong penyata kewangan yang benar dan saksama, dan ketetapan umum LHDN tentang penyimpanan rekod yang mencukupi menyatakan bahawa sistem berkomputer patut menyimpan dokumentasi termasuk carta dan kod akaun.
Patutkah SST mempunyai akaun sendiri?
Ya, jika anda berdaftar SST. SST yang anda kenakan bukan pendapatan anda; ia terhutang kepada kerajaan, jadi ia diletakkan dalam akaun liabiliti seperti SST kena bayar sehingga anda membayarnya. Mengasingkannya memudahkan penyata SST anda disediakan dan disemak.
Bolehkah saya mengubah carta akaun kemudian?
Boleh, tetapi tambah dan hentikan penggunaan akaun dan bukannya menukar nama akaun sedia ada di pertengahan tahun, dan elakkan memadam akaun yang sudah mempunyai transaksi. Masa terbaik untuk menyusun semula ialah pada permulaan tahun kewangan, selepas berbincang dengan akauntan anda.
Perlukah carta akaun saya mengikut MPERS?
MPERS menetapkan apa yang mesti ditunjukkan oleh penyata kewangan anda, bukan nama akaun tepat yang anda gunakan setiap hari. Carta akaun anda hanya perlu terkumpul dengan kemas ke dalam penyata, sama ada syarikat anda melapor di bawah MPERS atau MFRS.
Sumber
- Akta Syarikat 2016 (Akta 777), cetakan semula, seksyen 244 dan 245: Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)
- MASB: MPERS dikeluarkan untuk entiti persendirian, berkuat kuasa 1 Januari 2016
- MASB: Entiti persendirian boleh memakai sama ada MPERS atau MFRS
- Ketetapan Umum LHDN No. 4/2000 (Pindaan): Penyimpanan Rekod yang Mencukupi (Syarikat & Koperasi)
