马来西亚企业的会计记录要保存多久？
所得税法令、公司法令和 SST 法令都规定保存七年。本文说明哪些算是记录、记录须存放在哪里，以及扫描件是否足够。
马来西亚企业的会计记录应至少保存七年。所得税法令规定从收入所属年度结束起保存七年；2016年公司法令规定在每笔交易完成后保存七年；已注册 SST 的企业也须保存 SST 记录七年。电子记录只要能随时查阅，即可接受。
一箱褪色的收据堆在储藏室，不算是记录系统；手机里一堆没有命名的照片也不算。但当内陆税收局（LHDN）展开税务审计，或买家要求做尽职调查时，关键在于你能否迅速拿出正确的文件。本指南说明马来西亚企业的记录须保存多久（penyimpanan rekod）、哪些算是记录，以及如何妥善存放。
在马来西亚，企业记录必须保存多久？
七年。三条不同的法律都规定了同样的七年期限，只是起算点略有不同。
| 法律 | 适用对象 | 保存期限 |
|---|---|---|
| 1967年所得税法令第82条（LHDN） | 所有有业务收入的企业 | 从收入所属年度结束起 7 年 |
| 2016年公司法令第245条（SSM） | 公司（Sdn Bhd 和 Bhd） | 交易或业务完成后 7 年 |
| 2018年销售税法令及2018年服务税法令（RMCD） | 已注册 SST 的企业 | 7 年 |
实际操作上，最简单的做法是：每个财政年度的所有资料，至少保存到该财政年度结束后满七年；如果记录涉及你仍持有的资产，或仍未解决的纠纷，就保存更久。
例子： 一家巴生谷的贸易公司，财政年度在12月结束，它2025年的发票、账单、银行月结单和分类账，应至少保存到2032年底。
LHDN 要求企业保存哪些记录？
LHDN 要求的记录，必须能让它方便地算出你的收入。根据所得税法令第82条，这包括：
- 记录收款与付款、或收入与支出的账簿；
- 核实账簿记录所需的发票、凭单、收据及其他文件；以及
- 税务总监指定的任何其他记录。
用日常的话来说，就是：
- 销售发票、贷项通知单和借项通知单，包括经 MyInvois 验证的 e-Invoice；
- 供应商账单和收据；
- 银行月结单和付款记录；
- 薪资记录，以及 EPF、SOCSO 和 PCB 记录；
- 合约、租约和贷款协议；
- 总分类账、试算表和财务报表；以及
- 税务计算表及报税背后的计算依据。
2016年公司法令对私人有限公司（Sdn Bhd）还有什么额外要求？
2016年公司法令第245条规定，公司及其董事和经理必须保存会计记录，这些记录要足以说明公司的交易和财务状况，让公司能编制出真实公允的财务报表并接受审计。
有三个细节值得了解：
- 60天内入账。 每笔交易须在发生后60天内记入记录。一年才做一次记账，不符合这项规定。
- 七年。 记录须在相关交易完成后保存七年。
- 存放地点。 记录存放在注册办事处，或董事决定的其他地点，并须开放给董事查阅。
罚则很重。违反第245条的公司及每一名相关高级职员均属犯罪，可被罚款最高 RM500,000、监禁最长三年，或两者兼施。
SST 的记录保存规定是什么？
如果你的企业已向马来西亚皇家关税局（RMCD，或称 Kastam）注册销售税或服务税，你必须将与 SST 有关的记录保存七年。除非税务总监另行批准，这些记录必须存放在马来西亚境内，并以马来文或英文保存。
根据 RMCD 的列明，未保存记录可被罚款最高 RM50,000、监禁最长三年，或两者兼施。注册规定请参阅我们的马来西亚 SST 指南。
我可以用电子方式保存记录，而不用纸本吗？
可以。LHDN 和 RMCD 都接受以电子方式保存的记录，前提是记录以电子可读的形式保存，并能随时调阅及转换成书面形式（打印出来）。实际上，这意味着：
- 扫描件和照片必须清晰、完整，而且容易找到；
- 文件名称或标签应让你能按日期、供应商或发票号码调出文件；
- 你需要备份，只存在一台手提电脑或一部手机里是不够的；以及
- 七年后你仍须能打开这些文件，所以要避免使用只能在某个付费工具里打开、又无法导出的格式。
有一点要注意：如果记录原本是纸本，之后才扫描或拍照，所得税法令（第82(7)条）以及销售税法令和服务税法令（第24(4)条）都规定你必须同时保留纸本原件。对这类记录来说，只有扫描件是不够的。
与马来西亚业务相关的记录，必须存放在马来西亚。如果你使用托管在海外的云端储存或软件，要确保在被要求时能及时在马来西亚提供记录，并向你的税务代理确认相关情况。
例子： 一位槟城咖啡馆老板，在每张供应商收据到手当天就拍照，附在会计软件里对应的账单上，并把纸本收据按月份归档。到了年底，她的税务代理能看到每一笔开销及其凭证；如果 LHDN 问起三年前的一笔采购，她几秒钟就能找出来。
我现在需要把记录提交给 LHDN 吗？
不需要全部提交，但公司现在要提交的不只是报税表。从课税年 YA 2025 起，公司和有限责任合伙（LLP）须根据所得税法令第82B条，通过 MyTax 上的马来西亚所得税申报系统（MITRS），向 LHDN 提交财务报表（经审计或未经审计）及所得税计算表。这些须在报税表截止日期后30天内提交。
其他所有记录都由你自己保管，随时准备在 LHDN、SSM 或关税局要求时提供。LHDN 的税务审计会回查过去的年份，所以记录不完整会让审计更慢、成本更高，甚至可能让你无法证明一项本来有权申报的扣除。
小型企业如何让记录保存更轻松？
- 交易发生时就记录， 不要等到年底。这样比较轻松，而且所得税法令和公司法令都要求在60天内入账。
- 把文件附在记录上。 在会计系统里附有收据的账单，比起一行分类账、纸本却放在别处，更容易站得住脚。
- 每月做银行对账。 银行对账能让你及早发现遗漏的文件，趁还能向供应商索取副本。
- 使用正规的复式记账。 复式记账能给你一套与文件相符的分类账、试算表和审计线索。像 HumbleBear 这样的软件，会根据你的发票和账单自动过复式记账分录，让账目和文件保持关联。
- 订立销毁规则。 每年检查一次财政年度结束后已超过七年的记录，仍有关联的资料继续保留，例如资产采购、长期合约和未解决的纠纷。
常见问题
独资经营者也需要保存记录七年吗？
需要。所得税法令第82条的七年规定适用于任何经营业务的人，不只是公司。如果独资经营者已注册 SST，SST 的七年规定也同样适用。
LHDN 接受收据的照片吗？
电子记录只要可读、能随时调阅，并能转换成书面形式，就可以接受。清晰、完整、能迅速找到并打印的扫描件或照片，会让记录很好用；但如果收据原本是纸本，法律也要求你保留纸本原件。模糊的照片，或找不到的照片，在审计时帮不了你。
七年后可以把记录丢掉吗？
一般可以，前提是适用于你的每一条法律所规定的七年都已过去。如果记录涉及你仍持有的资产、长期合约，或任何仍在纠纷或审查中的事项，就要保存更久。
经验证的 e-Invoice 需要保存吗？
需要。经验证的 e-Invoice，以及与之关联的贷项和借项通知单，都是你销售和采购记录的一部分。要把它们与其他账目一起保存七年，连同你发给客户的可视副本。
我的记录可以用中文吗？
SST 记录必须以马来文或英文保存。至于所得税，LHDN 有关保存足够记录的公共裁决（public ruling）说明，记录应以马来文或英文书写；如果你用其他语言（例如中文）保存，当 LHDN 要求时，你必须自费提供书面翻译。以马来文或英文记账是比较简单的做法。
