马来西亚中小企业复式记账入门

简短回答

复式记账把每一笔交易记入两个账户：一个记借方，一个记贷方，金额相同。以马来西亚中小企业为例，一笔 RM1,000 的现金销售，借记银行存款，贷记销售。因为借方总额永远等于贷方总额，错误会显现出来，你也能得到《2016 年公司法》所要求的损益表和资产负债表。

如果你目前的营业记录只是一份进账和出账的试算表，你大概知道银行里有多少钱。但你不容易看出客户还欠你多少、你欠供应商多少，或者上个月到底有没有赚钱。对马来西亚中小企业来说，复式记账（simpan kira catatan bergu）就是回答这些问题的方法，也是《2016 年公司法》和内陆税收局（LHDN）要求你保存的记录的基础。它其实没有传说中那么复杂。

什么是复式记账？

复式记账把每一笔交易记录两次：一次记入某个账户的借方，一次记入另一个账户的贷方，金额相同。因此，借方总额永远等于贷方总额。

每一笔交易都有两面。客户付你 RM1,000 时，你的现金增加了，*同时*你也赚到了销售收入。现金簿只记录了其中一面；复式记账两面都记录，而不平衡的分录就是一眼看得出的错误。

会计上的借方和贷方是什么意思？

借方是分录的左边，贷方是右边；两者都不代表好或坏。借方会令账户增加还是减少，取决于账户的类型。

账户类型	例子	借方…	贷方…
资产	银行存款、应收账款、存货、设备	使其增加	使其减少
费用	租金、薪金、EPF 缴款、水电费	使其增加	使其减少
负债	应付账款、银行贷款、应付 SST	使其减少	使其增加
股东权益	股本、保留盈余	使其减少	使其增加
收入	销售、服务收入、利息收入	使其减少	使其增加

这一切都建立在会计等式上：

收入会增加股东权益（它变成利润，归股东所有），费用则会减少股东权益。每一笔正确的复式分录，都会让这个等式保持平衡。

怎样用复式记账记录交易？（令吉例子）

先判断一笔交易影响哪两个账户，然后以相同的令吉金额，一个记借方，一个记贷方。以下例子仅作说明，跟随一家刚在 SSM 注册为私人有限公司（Sdn Bhd）的巴生谷小型贸易公司，走过它的第一个月。

1. 董事向公司注资 RM20,000

账户	借方（RM）	贷方（RM）
银行存款	20,000
股本		20,000

2. 一笔 RM1,000 的现金销售

账户	借方（RM）	贷方（RM）
银行存款	1,000
销售		1,000

3. 以 30 天账期赊售 RM2,500 给莎阿南一家五金店

账户	借方（RM）	贷方（RM）
应收账款	2,500
销售		2,500

现金没有流动，但客户欠你钱，而只记现金的记录会漏掉这一点。在销售时而不是收款时入账，就是现金制与权责发生制的问题。

4. 客户支付 RM2,500 的发票

账户	借方（RM）	贷方（RM）
银行存款	2,500
应收账款		2,500

5. 一张 RM800 的供应商进货账单，下个月才付

账户	借方（RM）	贷方（RM）
采购	800
应付账款		800

6. 支付当月 RM1,500 的店铺租金

账户	借方（RM）	贷方（RM）
租金费用	1,500
银行存款		1,500

如果你的公司已注册 SST，你在应税销售上收取的税款并不是你的收入。在你把它缴交给马来西亚皇家关税局（JKDM）之前，它要记入另一个负债账户「应付 SST」，所以这笔销售会有三行，而不是两行。什么情况下需要注册，请参阅 SST 指南。

日记账、总分类账和试算表是怎样串连起来的？

日记账分录按日期顺序记录每一笔交易；总分类账按账户把它们归类；试算表列出每个账户的余额，以证明借方等于贷方。财务报表就是根据试算表编制的。

它们的马来文分别是 jurnal、lejar am 和 imbangan duga。收入和费用账户组成损益表；资产、负债和股东权益组成资产负债表（参阅如何看懂你的财务报表）。以上六笔交易的试算表如下：

账户	借方（RM）	贷方（RM）
银行存款	22,000
采购	800
租金费用	1,500
应付账款		800
股本		20,000
销售		3,500
合计	24,300	24,300

你记账时用到的账户清单，就是你的会计科目表。一开始就设好，可以省去年终时大量的重新分类工作。

试算表平衡，是否代表账目正确？

不是。试算表平衡只证明借方等于贷方；它无法显示遗漏的交易，或记错账户的交易。

漏记一张账单、一张发票输入两次，或把租金记成水电费，试算表仍然会平衡。这就是为什么每月做银行对账，逐行比对你的现金分类账和银行月结单，和复式记账本身一样重要。

马来西亚法律规定必须使用复式记账吗？

马来西亚法律没有点名要求复式记账，但不用复式记账很难达到法律的要求。公司必须保存能编制真实公允的损益表和资产负债表的记录，而 LHDN 的公共裁决要求公司保存总分类账。

私人有限公司（《2016 年公司法》）。 第 245 条规定，公司及其董事必须保存足以说明公司交易和财务状况的会计记录，并能据此编制真实公允的损益表和资产负债表，以及进行适当的审计。分录必须在交易发生后六十天内记入，记录须在交易后保存七年。
公司（LHDN）。 第 4/2000 号公共裁决（修订版）指出，公司必须保存账簿，包括现金簿、销售分类账、采购分类账和总分类账，并以发票、银行月结单和收据作为凭证。记录可以是电子形式，并应以马来文或英文记录。
独资经营和合伙企业（LHDN）。 第 5/2000 号公共裁决（修订版）允许小型企业（销售货品的总收入不超过 RM150,000，或提供服务的总收入不超过 RM100,000）只保存现金簿。较大的企业可能还需要销售分类账、采购分类账和总分类账。

通过 LHDN 的 MyInvois 系统开 e-Invoice（电子发票），并不能取代以上任何一项。e-Invoice 是原始凭证；你仍然需要把这些凭证转为账目的账簿。关于要保存什么、保存多久，请参阅马来西亚的记录保存；关于 MyInvois，请参阅 LHDN e-Invoice 指南。

我需要手写日记账分录吗？

通常不需要。会计软件会根据你记录的发票、账单和付款，自动为你过入复式分录。

以 HumbleBear 为例，分录会在你处理发票、账单和付款时自动过账，总分类账、试算表和财务报表也随之生成。参阅 HumbleBear 会计软件。

懂得背后的逻辑，仍能帮助你发现错误的分录，也方便你和会计师或税务代理沟通。

常见问题

在马来西亚，复式记账是强制的吗？

法律没有指定方法。不过，《2016 年公司法》要求公司保存能支持真实公允的损益表和资产负债表的记录，而 LHDN 的公共裁决要求公司保存总分类账。实际上，马来西亚公司就是通过复式记账来满足这些要求的。

单式记账和复式记账有什么不同？

单式记账把每一笔交易只记录一次，通常是记在一本进出账的现金簿里。复式记账把每一笔交易记入两个账户，所以还能追踪客户欠你多少、你欠供应商多少，以及你的资产和股东权益。它也有内置的检查机制，因为借方必须等于贷方。

马来西亚的小型独资经营者可以只保存现金簿吗？

LHDN 第 5/2000 号公共裁决（修订版）指出，小型企业可以只保存记录银行进出、现金收入和现金支出的现金簿。它对小型企业的定义是：销售货品的年总收入不超过 RM150,000，或提供服务的年总收入不超过 RM100,000。一旦你给客户赊账或向供应商赊购，复式记账会让你更容易掌握自己的状况。

借方是好还是坏？

都不是。借方和贷方只是分录的两边。借方使资产和费用增加，使负债、股东权益和收入减少；贷方则相反。

马来西亚企业的会计记录须保存多久？

七年。《2016 年公司法》规定，公司须在相关交易完成后保存会计记录七年；而 LHDN 关于保存足够记录的公共裁决，为所得税目的规定了七年的保存期，从该收入所属年度结束时起计算。